Companhia contrata a nacional Triscal para reorganizar o sistema de Data Warehouse e desenvolver ferramenta de BI. Após dois anos de trabalho contínuo, solução se tornou a base de toda operação
e garante qualidade aos processos de coleta e transação de dados.
Tempo é dinheiro. Esta máxima rege o mundo dos negócios desde que a Revolução Industrial consolidou nossa forma de produzir, comercializar e consumir produtos e serviços. Não seria diferente para a Fototica, uma rede com mais de 110 lojas de varejo ótico no país, distribuídas por cinco Estados, que pertencente à multinacional franco-holandesa GrandVision, uma das líderes mundiais do setor.
Com mais de 90 anos de tradição, sendo a marca mais reconhecida do segmento no país, a Fototica se viu diante da necessidade de aprimorar parte dos sistemas de gerenciamento e controle de dados. "Gerenciar as informações de todas as lojas, integrar com o sistema na nossa central e ainda gerar relatórios nos padrões da holding era um processo muito complicado em nosso dia a dia", conta Rodrigo Baldini, gerente de TI da Fototica.
Além do gerenciamento do enorme tráfego de informações diárias geradas pela empresa, havia uma grande necessidade de devolver dados atualizados aos funcionários da companhia. E, desde os vendedores e gerentes das unidades, até os diretores e responsáveis por cada departamento da empresa - como marketing e financeiro, por exemplo -, todos precisavam de informações atualizadas e confiáveis para o desenvolvimento de suas atividades. "Nós tínhamos um grande problema de desencontro de dados que vinham de diferentes departamentos. Cada um trabalhava com um número", explica Baldini.
Além disso, a empresa também sofria com a dependência dos técnicos de TI para a geração de relatórios. Processos que precisavam de agilidade ficavam parados à espera de informações estratégicas que só eram obtidas depois de dois ou três dias.
Assim, para otimizar tempo e agregar qualidade às informações, a Fototica firmou uma parceria com a Tr iscal. Após um período de imersão, já com um completo mapeamento das necessidades da companhia, o primeiro passo foi organizar todas as informações por meio de um novo sistema de Data Warehouse (DW).
Para solucionar os problemas existentes na operação da Fototica, a segunda etapa do projeto envolveu o desenvolvimento e a implementação de um sistema de Business Intelligence (BI).
Desenvolvido pela Triscal (com base nas tecnologias Cognos BI 10.1.1 e Cognos TM1 9.5.1), o ambiente inclui os mais diversos processos da companhia, como metas, faturamento, encomendas, estoque, balancete, tráfego e margem bruta, além da remuneração variável dos vendedores. "Nosso maior desafio foi democratizar as informações e levar o conteúdo necessário para todos os níveis da companhia", explica Ralph Maduro, da Triscal.
Além de conseguir disseminar a informação de forma eficiente, a ferramenta gerou independência à coleta dos dados. "Hoje, os colaboradores da Foto tica não precisam mais de um técnico para gerar cada relatório, pois as informações estão disponíveis de maneira simples e ágil ao envolvidos", completa Maduro.
Indicadores de performance em diferentes níveis também estão disponíveis na ferramenta. No ambiente corporativo, é possível obter a margem de produtos, o percentual de crescimento e de conversão de tráfego de cliente em venda, entre outras análises. Já para as áreas operacionais, o sistema permite conhecer, por exemplo, a quantidade de tickets, os ticket médios, a quantidade de óculos completos, o percentual de core assortment, o percentual de net conversion e muitas outras informações.
Com o sistema de BI, todas as áreas da empresa trabalham com dados vindos de um mesmo repositório, acabando com o desencontro das informações. Integrado ao DW da empresa - desenvolvido com tecnologia SQL Server 2008 -, o sistema de BI também passou a definir e a calcular as remunerações variáveis do s vendedores, garantindo total transparência à política interna de incentivos da Fototica. E, hoje, essas informações podem ainda ser analisadas de forma flexível e correlacionadas com a performance de venda do grupo e das lojas, com os indicadores de encomenda.
Mas as melhorias alcançadas com o sucesso do sistema de BI vão muito além das questões práticas e operacionais: "A ferramenta é a base de toda a análise estratégica da empresa", afirma Baldini. Para o gerente, a riqueza de detalhes e as informações em tempo real têm trazido muita agilidade aos processos de tomada de decisão.
Por meio do ambiente de BI, os principais indicadores de operação das lojas são enviados automaticamente para os gerentes das unidades, os gerentes regionais e o diretor de operações.
Além dos indicadores pré-estabelecidos, a controladoria da empresa tem acesso a um grande repositório de informações para análises livres e não pré-formatadas, flexibilizando ainda m ais o processo de tomada de decisão. "Conseguimos reagir ao mercado de maneira muito mais pontual e eficaz", completa Baldini.
O fechamento contábil também é agilizado por meio desse ambiente. Além da visão contábil disponibilizada pelo ERP, a controladoria ganhou flexibilidade para a análise dos saldos das contas de ativo, passivo e de resultado. E, integradas, tais informações permitem um processo de análise mais ágil e evitam o tratamento manual dos dados. Além disso, preparam os resultados para integração com os sistemas corporativos, adequando a visão do Brasil para o formato de análise da holding, agilizando o processo de report e evitando erros. "Ganhamos três dias no nosso fechamento. Isso teve um impacto positivo tão grande na empresa que vamos exportar nosso sistema para as demais empresas do grupo", revela Baldini.
A construção do sistema foi um projeto que levou cerca de dois anos, desde o levantamento e a análise até a implant ação da solução. Agora, a Triscal e a Fototica desenham novas funcionalidades para a ferramenta como, por exemplo, um sistema de análise de performance do processo de montagem dos óculos. "Este é um trabalho de aprimoramento contínuo. Sempre surgem novos dados a serem explorados", explica Baldini, que projeta um período de mais dois anos de investimento contínuo no ambiente de BI.
Sobre a Fototica
Pertencente ao Grupo GrandVision B.V. - multinacional de origem Franco-Holandesa e um dos líderes mundiais no setor -, a Fototica (www.fototica.com.br) é a marca mais reconhecida do mercado brasileiro de varejo ótico, com mais de 90 anos de tradição.
Este quase um século de história habilita a Fototica a exercer bem seu p apel em oferecer as melhores soluções em correção visual, sem esquecer de valorizar o estilo de cada um de seus clientes, sempre com preços acessíveis.
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