Arquivei foca em automação na gestão de notas fiscais e traz inteligência de negócio com análise de dados: Empresa conta com um portfólio que inclui, além de PMEs, redes como O Boticário e McDonald's
Cuidar do fluxo de notas fiscais, de entrada e de saída, nunca foi uma operação muito simples para qualquer empresa, independente do tamanho. Com a chegada da digitalização no mundo contábil, empresas e contadores ganharam soluções que facilitam o dia a dia e toda a gestão financeira e contábil. É o caso da Arquivei, startup que fornece sistema online de gerenciamento automático de notas fiscais. A ferramenta é um SaaS (Software as a Service, em inglês), que, conectado à Secretaria da Fazenda e prefeitura, captura automaticamente as notas fiscais das empresas, ajudando no arquivamento e gerenciamento de documentos, além de proporcionar inteligência de negócio, por meio de análise de dados presentes nos documentos.
“Nossa solução não mantém apenas as notas guardadas, mas dá a possibilidade do cliente acessar, de forma rápida e organizada, todas as NFs emitidas e recebidas, ajudando muito no controle fiscal e também financeiro da empresa, gerando competitividade e inteligência no negócio”, explica Christian De Cico, fundador e CEO da Arquivei.
Com um cadastro simples, online e mediante o Certificado Digital da empresa, o Arquivei se conecta à Secretaria da Fazenda e Prefeituras, permitindo o monitoramento e download das notas fiscais referentes àquele CNPJ. E é aí que a solução demonstra que não é apenas um arquivo de NFs, com a funcionalidade de analisar cada dado do documento, possibilita ao usuário fazer pesquisas com os mais diversos critérios e ajuda diversos setores da companhia, como o de compras, que pode conferir se os produtos entregues estão de acordo com os descritos na nota.
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Na área financeira, por exemplo, é possível utilizar a solução para conferência de boletos com precisão, além de ajudar na gestão fiscal. O serviço também possibilita que os documentos sejam exportados em formatos XML, ZIP, XLS e DANFe. Além de oferecer todas essas funções, o sistema é prático: não necessita de download e nem de instalação, rodando diretamente no navegador, e tem uso fácil e intuitivo, além de possibilitar integração com os principais ERPs do mercado.
A ideia do negócio surgiu de uma necessidade de De Cico, que ao procurar uma ferramenta para arquivar notas fiscais na empresa em que atuava, não encontrou nenhuma solução que oferecesse praticidade e inteligência para o gerenciamento. Com investimento inicial de R$ 100 mil e ajuda de equipe técnica formada por ex-alunos da USP e um consultor, o Arquivei nasceu no fim de 2014, e hoje já conta com um portfólio que inclui, além de PMEs, empresas de grande porte, como Faber Castell, O Boticário, McDonald's, Batavo, Epson, entre outros.
No início, o foco da startup era atender micro e pequenas empresas, que na maioria dos casos enfrentavam grandes problemas para manter em ordem a situação fiscal. "O nosso sistema é muito benéfico para as empresas. A partir dele, os empreendedores podem entender melhor seu próprio negócio. Para um estabelecimento comercial, por exemplo, o lojista pode descobrir qual é o produto mais vendido, qual a marca preferida do consumidor, que tipo de promoções agrada mais o cliente", afirma Vitor de Araujo, sócio-fundador e diretor de marketing da Arquivei.
Sucesso
O sucesso entre as PMEs chamou a atenção também das companhias de grande porte. Para as empresas que possuem contador, é possível disponibilizar o sistema para facilitar o trabalho do profissional, por meio da funcionalidade ‘Painel do Contador’, plataforma que permite o acesso às notas fiscais da empresa, todas organizadas de acordo com o CNPJ. "Atualmente, temos mais de 38 mil empresas clientes e a solução que apresentamos funciona de maneira igual tanto para pequenas empresas, com baixo fluxo de notas, até para multinacionais", pontua Araújo.
Em menos de dois anos de operação, a Arquivei já armazena 5% de todas as notas fiscais emitidas no país, além de ter clientes gigantes como a rede McDonald's, Heinz, Batavo e Faber-Castell. A empresa, sediada em São Carlos, interior de São Paulo, iniciou 2016 com 12 funcionários e deve fechar o ano com mais de 50. Para 2017, a empresa planeja dobrar seu faturamento mensal em seis vezes e adquirir mais 100 mil empresas e escritórios contábeis em seu portfólio.
