As pequenas e médias empresas, assim como negócios de todos os outros portes e segmentos, são impactadas pelo contexto econômico nacional e global, além de terem seus resultados influenciados pelos movimentos do mercado e processos inerentes ao seu modelo de negócio. Ou seja, há fatores externos e internos que devem ser monitorados e considerados ao traçar o planejamento financeiro e de despesas corporativas da empresa, a fim de mitigar riscos e agir de forma preditiva, segundo as demandas do presente e potenciais oportunidades, bem como situações de alta complexidade do futuro.
Para conduzir este processo da forma mais assertiva, o diretor-geral da Flash Expense, unidade de negócio de despesas corporativas da Flash, Guillermo Gomez, que também é formado em Direito e Finanças, além de ter MBA em Administração de Negócios, compartilha 4 dicas fundamentais para o planejamento de 2023 para PMEs:
1) Definição de despesas corporativas fixas X variáveis
O primeiro passo para colocar em prática esta atividade, segundo Guillermo Gomez, é alinhar as despesas corporativas ao modelo de trabalho aplicado atualmente na empresa: presencial, home office ou híbrido. Outras questões que devem guiar essa definição estão relacionadas ao relacionamento com clientes – por exemplo: os colaboradores da empresa precisam viajar esporadicamente ou periodicamente para fazer visitas a consumidores e fábricas? E realizar almoços presenciais? Qual é a quilometragem usada pelos colaboradores, mensalmente?
Para responder essas perguntas, é essencial entender, a priori, se são atividades que acontecem com uma frequência pré-determinada ou se são apenas pontuais, sendo solicitadas eventualmente para algum evento específico. “As empresas também precisam estipular valores para as despesas corporativas fixas a fim de limitar os gastos e prever despesas variáveis à medida que têm mapeado eventos e sazonalidades em que haverá a necessidade de uma viagem, por exemplo”, pontua Gomez.
2) Declaração dos reembolsos no Imposto de Renda
Uma outra dica que pode impactar no valor do Imposto de Renda é a declaração dos reembolsos feitos pela empresa aos colaboradores. Quando se trata da restituição de gastos, os órgãos fiscais têm entendimentos que variam de acordo com o regime tributário sob o qual a empresa está, como: Empresas de Lucro Presumido; Empresas sob o Lucro Real; ou Simples Nacional.
“Muitos gestores e executivos têm dúvidas referentes a esse ponto. Um esclarecimento que deve ser enfatizado é o de que impostos só incidem no ressarcimento quando a organização arcar com gastos que não são originalmente dela ou são da contratante”, explica o diretor-geral da Flash Expense.
Outra recomendação que deve ficar no radar das PMEs nessa parte do planejamento é, desde o início do ano, compilar os documentos comprobatórios dos reembolsos, a exemplo de recibos e notas fiscais.
3) Investimento em tecnologia para reduzir erros e aumentar a eficiência
A transformação digital já está caminhando para outro patamar, tendo passado de tendência a um processo essencial dentro das empresas – e muitas já aderiram às ferramentas tecnológicas em diversos âmbitos. Segundo estudo da Microsoft realizado com três mil pequenas e médias empresas (MPEs) em 10 regiões diferentes do mundo, mais de dois terços das PMEs planejam aumentar seus investimentos em Tecnologia da Informação (TI) ao longo de 2023. E esses investimentos serão feitos, principalmente, em aumento da eficiência operacional (33%), melhoria do marketing e vendas (32%) e melhoria em retenção de clientes (31%). O estudo também mostrou que pelo menos 70% das PMEs dizem considerar o crescimento do negócio como principal motivação para investir em tecnologia.
Para Guillermo Gomez, a tecnologia pode permear todas as áreas das companhias, a fim de otimizar os fluxos, reduzir a margem de erros e, consequentemente, gerar uma economia maior. “Este exemplo pode ser aplicado às próprias despesas corporativas que, muitas vezes, podem ser duplicadas por erro humano ou até mesmo servir de camuflagem para fraudes. Com uma plataforma especializada, é possível automatizar todos os processos, agilizar as rotas de aprovação e criar um repositório de documentos centralizado, a fim de conferir maior assertividade à própria declaração de reembolsos”, elenca o executivo.
4) Estabelecimento de metas periódicas
Uma dica coringa, que pode parecer clichê à primeira vista, mas que demanda um nível elevado de raciocínio é o estabelecimento de goals mensais, trimestrais ou semestrais, contemplando o contexto socioeconômico e comportamental, bem como movimentos que estejam ocorrendo no setor do negócio.
As metas precisam ser ajustadas conforme é consolidada a convencional análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, em tradução para o português), pois as informações coletadas durante esta etapa serão decisivas para guiar os objetivos do negócio a curto, médio e longo prazo.
“Até porque a empresa precisa estar conectada ao pulso de mercado, entendendo também os passos dos seus concorrentes e o timing para considerar novos investimentos, prever possíveis momentos de maior criticidade para colocar o pé no freio no que diz respeito a despesas e até mesmo remanejar o planejamento, que é vivo e deve ser revisitado periodicamente”, finaliza Guillermo Gomez, diretor-geral da Flash Expense.
Fonte:
* Guillermo Gomez, diretor-geral da Flash Expense,
