Geralmente as deficiências na gestão de uma empresa só são questionadas no momento em que acende a luz vermelha do faturamento e principalmente a do caixa. Mas, o correto é estar atento bem antes disso.
Em um ambiente cada vez mais globalizado e competitivo, os gestores precisam atuar diretamente em diversas perspectivas de seus negócios: estratégia, mercado, pessoas, finanças, marketing, concorrência, economia etc. Por conta dessa necessidade de onipresença, muitas vezes a gestão dos processos chave mais básicos da empresa pode ser deixada de lado.
É sempre bom lembrar que dificilmente tropeçamos em pedras grandes. São as pequenas que nos fazem cair, por isso é necessário ter atenção às tarefas do dia-a-dia. Neste sentido, é recomendável se fazer uma verificação especial nos processos necessários à operação da empresa.
Estes, em geral, envolvem as compras, vendas, estocagem, pagamentos, recebimentos, tesouraria, produção e prestação de serviços. Esta verificação é o momento ideal para comparar as práticas que estão sendo adotadas, frente às melhores práticas de mercado. Mais que isso, a atenção aos detalhes poderá levar a descobertas de procedimentos simples que deveriam estar funcionando e não estão, gerando prejuízos.
Talvez sua empresa já tenha recebido um boleto de cobrança referente a um gasto não contabilizado por uma falha interna. Ou a empresa pode ter conseguido uma negociação especial com um fornecedor, só que por alguma falha a nota fiscal e a cobrança não consideraram o desconto negociado. Há outros exemplos: produtos podem vir em quantidades ou especificações diferentes da negociada; e os fechamentos de caixa e conciliação das contas correntes podem não estar sendo feitos adequadamente. Na prática existem várias situações recorrentes onde a deficiência nas operações e controles podem estar levando pelo ralo o lucro do negócio.
O prejuízo também pode ocorrer em função de falhas na gerência ou no planejamento. Não são raras situações como perda de vendas por falta de produto em estoque; excesso de capital investido em produtos com pouco giro e deficiência de outros que giram mais; e dinheiro parado na conta corrente sem o devido investimento, entre outros. Estes são exemplos de algumas das situações que, somadas a outras, podem tornar o prejuízo ainda maior.
Para minimizar a incidência destes riscos as empresas precisam:
• Investir na organização e sistematização de processos, utilizando a tecnologia da informação de forma adequada;
• Integrar e racionalizar processos;
• Treinar profissionais;
• Buscar sempre a adoção de boas práticas de gestão.
Tudo isso deve ser feito de forma gradativa e constante em toda empresa. A eficiência da gestão pode fazer toda a diferença e ajudar a encontrar novas oportunidades. Estes esforços são sempre recompensados e podem fazer toda a diferença parta o sucesso do seu negócio.
