A relação existente entre franqueado e franqueador, como visto em artigos anteriores, vai além de um simples e convencional sistema de fornecimento e consumo, pois é uma relação de longo prazo e interdependência.
Ao longo do tempo e crescimento do negócio, é natural que o franqueado que antes dirigia-se diretamente ao fundador da franquia, não tenha mais este contato tão direto e estreito, utilizando-se de outros canais para comunicação. O crescimento da rede e os diversos momentos de cada franqueado, representado pelos estágios da franquia (satisfação; taxas; eu; autonomia; entendimento; nós), se não forem bem administrados, provocam a geração de rumores e dissonâncias no sistema, que por vezes colocam em risco o direcionamento de objetivos comuns do negócio franqueado. Em um cenário como este é comum que surja uma liderança ou pseudo liderança, com interesses reivindicatórios que não tem a visão do conjunto de elementos que compõem o sistema. Esta situação não é benéfica tanto ao corpo de franqueados quanto ao franqueador, colocando em risco o negócio como um todo. Uma ferramenta importante e que deve ser implementada como um recurso de gestão de rede e não uma alternativa ou fuga à criação de uma associação de franqueados é o conselho de franquias ou conselho de franqueados.
O conselho de franqueados, diferentemente da associação de franqueados, que na grande maioria das vezes, nasce com caráter desafiador e antagônico ao objetivo comum da rede de franquias, vem como elemento de otimização de comunicação entre o franqueador e a rede franqueada, atuando também como meio de intermediação quando surgem questões comuns a rede e que são trazidas para soluções conjuntas, minimizando ou mesmo eliminando problemas que poderiam surgir.
Não existe um número mínimo de unidades franqueadas a qual se recomenda a instauração de um conselho de franqueados, no entanto, a partir do momento em que o presidente e diretor da empresa franqueadora por volume de atribuições, deixam de ter a freqüência de contato direto com a rede franqueada, é interessante avaliar o desenvolvimento do conselho. Quando parte a iniciativa do franqueador, é sempre mais aceita pelo franqueado do que o contrário, pois não surge com a percepção de foi criado a encobertar ou fugir à alguma demanda da rede franqueada.
O conselho de franqueados deve ser desenvolvido com caráter consultivo e não deliberativo, pois a direção e decisões, via de regra, serão do franqueador, podendo sim, serem baseadas em conclusões e consensos com o que foi discutido, que deverá ser registrada em ata onde constará a pauta do que foi discutido com responsáveis por cada assunto e solução proposta.
Dentro do caráter primordial do conselho que é a comunicação estreita entre franqueado e franqueador é relevante que haja neste instrumento dinamismo e estímulo a participação, sendo promovidas reuniões periódicas – recomenda-se pelo menos uma reunião a cada trimestre –, onde os conselheiros eleitos tragam as demandas do grupo de franqueados que representam e retornem a estes com agilidade e soluções eficazes, ou mesmo com negativas fundamentadas, ou seja, não deve-se cultivar a cultura de procrastinação nas solicitações aventadas em reuniões do conselho.
Outro aspecto importante, é que o conselho jamais assuma caráter de reivindicação, afinal, espera-se que sua existência seja exatamente para apoio e força ao desenvolvimento do negócio por haver o entendimento de interesses comuns.
Claro, como tudo na vida, os Conselhos de Franqueados e as Associações de Franqueados estas nascidas de boa vontade, possuem seus prós e contras. Todavia, as vantagens, sendo em maior número do que as desvantagens, aconselham a sua instituição e pleno funcionamento, quando mais não fosse, porque proporcionam ao franqueador a oportunidade única de exercer, plenamente, sua nobre missão de líder dos seus franqueados, da qual, aliás, jamais deveria se afastar. (BARROSO, 2003)
Apesar da denominação conselho de franqueados, os assuntos tratados serão de interesse comum. Vale mencionar que dependendo do tamanho do negócio sua complexidade e ramificações, poderão ser criados comitês de determinados assuntos, caso contrário, conduz-se à uma tendência de “inchaço” de atividades que podem torná-lo lento em no resultado das atividades propostas.
Para o desenvolvimento do conselho, faz-se necessário delimitar o número de participantes, caso contrário, corre-se o risco de reuniões improdutivas e desorganizadas. A delimitação do número de participantes poderá ser realizada em proporção ao número de unidades da rede, ou o que revela-se mais eficaz, a representatividade regional de acordo com as regiões geográficas onde o franqueador possui suas unidades, por exemplo: representante Sul, representante Norte, representante Sudestes, etc., sendo respeitada a proporcionalidade de acordo com a concentração da unidades franqueadas. A observação da existência de suplentes poderá ser muito útil, pois em ausência do titular dispensa a necessidade de nova consulta e eleição.
A eleição do conselho será realizada da forma que a franqueadora considerar como mais adequada no que diz respeito aos candidatos indicados, sendo que naturalmente, se o candidato não for voluntário, haverá tendência do corpo de franqueados ao entendimento que as pessoas indicadas “estão do lado” da franqueadora, assim, o mais interessante e pelo critério de transparência do conselho, é que o franqueado, dentro dos critérios definidos pelo franqueador, apresente-se voluntariamente. Os critérios definidos devem prever equidade entre todos os franqueados justamente para não transmitir percepção de favorecimento de determinado grupo. Alguns critérios poderão ser: estar com contrato de franquia assinado (este critério somente poderá ser aplicado se o franqueador possuir exemplar organização em seu controle de datas contratuais e enviar previamente aos franqueados os contratos para análise com fins de renovação), o franqueado estar adimplente junto à franqueadora e fornecedores homologados (este é um critério importante e exemplar a quem se candidatará a um conselheiro), estar na rede há determinado período (este período dependerá da atividade de cada negócio franqueado, ou mesmo do período de contrato, pois o período exigido poderá ser considerado aquele que faz que o candidato já esteja em seu segundo período contratual, ou seja, se o contrato da rede for renovável a cada 3 anos, pode-se exigir que o candidato esteja na rede há pelo menos 3 anos). Também é importante que os critérios, não sejam em número expressivo, ou seja, algo em torno de três a cinco requisitos.
A votação dos candidatos credenciados a serem eleitos poderá ser de forma aberta ou fechada, no entanto, a votação aberta sempre transmite maior transparência e elimina quaisquer possibilidades de questionamento acerca da lisura do processo.
Há ainda a necessidade de previsão da origem dos recursos utilizados para custeio das despesas geradas pelo conselho. Estas despesas basicamente serão de deslocamento dos componentes do conselho e quando necessário, hospedagem. Podem ser utilizados recursos do fundo de publicidade, salvo este ser objeto específico de contrato de franquia e não permitir esta utilização; poder ser custeado pelo próprio conselheiro, o que normalmente não estimula a participação do franqueado no conselho e o que é mais comum, é que a franqueadora, faça o custeio destas despesas.
Uma vez eleito o grupo de conselheiros e criação e aprovação do estatuto do conselho, este estará apto ao início dos trabalhos.
